Cách sắp xếp hơn 100 trang bằng chứng USCIS thành một tệp PDF rõ ràng

Câu trả lời ngắn

Lập danh mục trước, rồi nhóm giấy tờ theo yêu cầu mà chúng chứng minh, đánh số các nhóm thành phụ lục, thêm mục lục có số trang, và chỉ khi đó mới tạo các tệp PDF. Giữ mỗi tệp trong giới hạn tải lên của mẫu đơn, kiểm tra mọi trang đều đọc được và đúng chiều, và bỏ các bản trùng trước khi gửi.

Bước 1: lập danh mục giấy tờ

Trước khi quét hay ghép gì, hãy ghi mọi giấy tờ vào một bảng tính. Mất một giờ nhưng tiết kiệm rất nhiều công sửa.

• Giấy tờ là gì, trong vài chữ.
• Ngày hoặc khoảng thời gian, và số trang.
• Nó hỗ trợ yêu cầu hay vấn đề nào.
• Có cần bản dịch tiếng Anh có chứng nhận không.
• Có chứa thông tin nhạy cảm cần xử lý cẩn thận không.

Bước 2: nhóm theo vấn đề, rồi xếp thứ tự mỗi nhóm

Nhóm giấy tờ theo điều chúng chứng minh, không theo nơi chúng đến. Với hồ sơ hôn nhân, có thể là tài chính chung, nhà ở chung và cuộc sống chung. Với NIW, có thể là điều kiện EB-2 và từng tiêu chí Dhanasar. Với thư trả lời RFE, hãy dùng chính danh sách các điểm của RFE.

Trong mỗi nhóm, chọn một thứ tự và giữ nguyên: thường là mới đến cũ với giấy tờ tài chính viên chức sẽ lướt qua, hoặc cũ đến mới khi bạn kể một câu chuyện theo thời gian. Ghi rõ thứ tự đã dùng trong mục lục.

Bước 3: số phụ lục và mục lục

Cho mỗi nhóm một chữ cái hoặc số phụ lục, và mỗi giấy tờ một số phụ, như B-1, B-2. Đặt ở đầu một mục lục liệt kê mọi phụ lục, mô tả ngắn và số trang. Đánh số trang liên tục cho cả bộ để mục lục chỉ được đúng trang.

Với đa số hồ sơ, USCIS không bắt buộc một cách đánh số phụ lục cụ thể. Một cách nhất quán chỉ giúp bộ hồ sơ dài dễ dùng.

Bước 4: độ rõ và chiều trang

• Quét giấy tờ chữ sao cho chữ nhỏ nhất vẫn nét khi phóng to. Với sao kê và thư từ, thang xám thường là đủ.
• Xoay các trang ngang để đọc đúng trên màn hình.
• Cắt ảnh chụp giấy tờ bằng điện thoại sát mép trang và tránh bóng đổ.
• Kiểm tra trang đầu của mỗi phụ lục dễ nhận ra, nhãn hiện rõ.

Bước 5: dung lượng tệp và giới hạn tải lên

Khi nộp trực tuyến, mẹo của USCIS nói tệp nói chung phải là PDF, JPG hoặc JPEG (một số mẫu đơn nhận cả TIFF), mỗi tệp không quá 12 MB, và không được đặt mật khẩu hay mã hóa. Giới hạn có thể khác nhau tùy mẫu đơn và hệ thống, nên hãy xem màn hình tải lên của mẫu đơn trước khi tạo tệp cuối.

Nếu nộp qua bưu điện, làm theo hướng dẫn của mẫu đơn và mẹo gửi thư của USCIS, trong đó nói không gửi bằng chứng trong bìa còng. Với RFE hay NOID, làm theo hướng dẫn trả lời trên thông báo.

Khi một nhóm quá lớn cho một tệp, hãy tách ở ranh giới giữa các giấy tờ, giữ nhãn phụ lục và số trang liên tục, và đặt tên tệp rõ ràng, như “Phụ lục C, Nhà ở chung, trang 41 đến 78”.

Bước 6: trùng lặp và kiểm tra chất lượng

• Sắp danh mục theo ngày và loại để phát hiện giấy tờ xuất hiện hai lần.
• Bỏ các trang lặp lại, như cùng một bản sao kê in từ hai nguồn.
• So số trang trong mục lục với các tệp PDF thật.
• Mở từng tệp trên một thiết bị khác và cuộn từ đầu đến cuối.

Bước 7: riêng tư và thông tin nhạy cảm

Bộ hồ sơ lớn thường có số tài khoản, số An sinh Xã hội, hồ sơ y tế và thông tin của người khác. Lưu tệp ở nơi an toàn, tránh gửi qua email thông thường, và xóa các bản sao không còn cần. Tuyệt đối không sửa giấy tờ. Nếu bạn bỏ bớt trang của một giấy tờ dài, hãy chắc phần còn lại vẫn cho thấy điều bạn muốn chứng minh.

Danh sách kiểm tra cuối

• Mỗi yêu cầu hoặc điểm đều có ít nhất một phụ lục.
• Mỗi phụ lục đều có trong mục lục với số trang đúng.
• Nhãn, tên và ngày khớp với mẫu đơn.
• Giấy tờ tiếng nước ngoài có bản dịch có chứng nhận.
• Mỗi tệp đúng giới hạn dung lượng và định dạng của mẫu đơn.
• Bạn đã giữ một bản sao đầy đủ đúng như những gì đã nộp.

Case Album tạo phụ lục có nhãn, mục lục đúng số trang và tệp PDF vừa dung lượng tải lên, cho bằng chứng hôn nhân, bộ hồ sơ NIW và EB-1A và thư trả lời RFE. Tệp của bạn ở lại trên thiết bị của bạn.

Đây là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý. Hãy xem hướng dẫn mới nhất của USCIS cho mẫu đơn của bạn, hoặc hỏi luật sư di trú về hồ sơ của chính bạn.

Câu hỏi thường gặp